Che cos’è un archivio digitale

Un archivio digitale è un complesso di documenti, di qualunque natura e formato, prodotti e acquisiti, in natura digitale, durante lo svolgimento della propria attività.

Concettualmente un documento digitale in alcuni casi, è la traslazione elettronica del documento cartaceo tradizionale, in altri è la sua trasformazione in oggetto digitale, al fine di soddisfare i processi di produzione, di gestione, di conservazionee di consultazione.

Natura dell’archivio digitale

L’archivio digitale ha una natura caratterizzata da una forte dinamicità che si traduce in un’estrema articolazione della struttura e dei contenuti, imponendo strategie descrittive e di recupero delle informazioni  complesse.

Analisi del documento digitale

Un documento digitale ha cinque requisiti importanti:

• Affidabilità

  È la capacità di un documento di rappresentare i dati, cui si riferisce al momento della creazione, affidabile in quanto c’è una veriticità di calcolo data dal computer.

• Autenticità

  Credibilità del documento in riferimento al responsabile della sua produzione e all’integrità del documento stesso.

• Accessibilità

• Usabilità costante

  Il documento deve essere reperibile, leggibile, intelligibile a breve e lungo periodo.

• Integrità

  Certezza di conservazione non manipolata e autentica.

• Durata

  Certezza della longevità del documento.

A cosa serve l’archivio digitale?

Prima di tutto un archivio serve a conservare la memoria dei singoli e della collettività. Infatti per le caratteristiche sopra elencate la durata nel tempo è quella che riassume il concetto di memoria.

Attraverso un archivio digitale si può risalire a situazioni precedenti, quindi si ha esattamente lo storico di un determinato documento che risiede al suo interno.

Organizzazione di un archivio

Tanto più le attività del cliente sono articolate e complesse, tanto maggiore è l’esigenza di una adeguata organizzazione dell’archivio

Il sistema di organizzazione deve corrispondere a criteri di efficienza ed efficacia in termini di controllo sui documenti, rapidità nel reperirli, contenimento dei tempi, spazi e costi di gestione

Il sistema e le procedure di gestione dell’archivio ,nel suo complesso, obbediscono alle peculiarità dei contesti di produzione e uso.

Gli elementi che costituiscono un archivio

• I  documenti, indipendentemente dal supporto, dalla fase del ciclo vitale e dagli specifici trattamenti archivistici
• Sistema di relazioni tra i documenti
• Strumenti per la gestione dell’archivio
• Procedure di gestione
• Risorse tecnologiche finalizzate alla produzione, acquisizione, gestione e conservazione
• Procedure, strumenti e funzionalità di accesso
• Valutazione delle esigenze degli utenti

Gestione

La gestione di archivio consiste in una serie di attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e al reperimento dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.